Viele Anwender können jährlich viel Geld einsparen. Wichtige Voraussetzung dafür ist jedoch, dass der elektronische Datenverkehr und einheitliche Datenformate, wie die von ZUGFeRD, akzeptiert werden.
Was ist ZUGFeRD?
Die Bezeichnung ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung in Deutschland“. Die hier festgelegten Standards geben vor, wie und wo Informationen von Rechnungen wie Text- oder grafische Elemente in einer Datei gespeichert werden. Empfänger dieser Rechnungen haben große Vorteile im Bereich der elektronischen Archivierung, die durch DMS- und ECM-Systeme automatisiert möglich ist. Weitere Auswirkungen zeigen sich beim Workflow der Rechnungsprüfung und der Bezahlung von Rechnungen. Durch das System können Papierrechnungen vollständig ersetzt werden, wodurch Speichern, Senden und Archivieren digitaler Rechnungen ohne Einschränkung möglich wird.
Eine Rechnung im ZUGFeRD-Format bietet die Speicherung aller Daten der Rechnungen in einem standardisierten XML-Format. Alle Informationen, wie zum Beispiel Rechnungsnummer oder Rechnungsdatum, haben einen Platz in der XML-Datei und können von jedem Programm verarbeitet werden.
Bestandteile von ZUGFeRD
Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein sogenanntes Hybridformat, das aus einer PDF und einer XML-Datei besteht. Die PDF-Datei kann von Menschen gelesen werden und stellt die Rechnung visuell dar. Genutzt wird ein PDF/A-3, was sich auch für eine Langzeitspeicherung eignet. Die XML-Datei ist ein Teil, welcher strukturierte Daten enthält und dadurch maschinenlesbar ist. Sie kann automatisch weiterverarbeitet werden. Es handelt sich um das W3CXML, welches auf dem Standard UN/CEFACT Cross Industry Invoice aufbaut.
- ZUGFeRD besitzt verschiedene Profile, die den Umfang der Daten bestimmen, welche mit der elektronischen Rechnung übersandt werden.
- Basic beinhaltet strukturierte Daten, wie Kopf- und Positionsdaten und Freitexte. Es ermöglicht die Buchung und den Zahlungsverkehr von Rechnungen.
- Comfort ermöglicht eine automatische, systemgestützte Rechnungsprüfung und enthält alle Pflichtfelder nach Paragraf 14 Umsatzsteuergesetz sowie Bestellnummer und Kontierungsdaten.
- Extended spiegelt alle in ZUGFeRD dargestellte Daten wider. Allerdings sind die verwendeten Datenfelder vom jeweiligen Geschäftsprozess abhängig. Auch hier können noch Erweiterungen erfolgen.
Unterschied zur PDF-Rechnung
Rechnungen, die elektronisch verschickt werden, treffen beim Adressaten in der Regel im PDF-Format als Anhang einer E-Mail ein. Der Empfänger benötigt zur Übertragung der Informationen bei einer reinen PDF-Rechnung eine OCR-Software. Ist diese nicht vorhanden, müssen alle Rechnungsdaten im Rechnungseingangsbuch eingetragen werden, um digital weiterverarbeitet zu werden. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist aufgrund der zusätzlichen XML-Datei doppelt lesbar. Ein Empfänger kann das PDF-Dokument lesen und die Rechnungswesensoftware nimmt die integrierten elektronischen Daten auf.
Vorzüge eines ZUGFeRD-Formats
Im ZUGFeRD-Format können viele Daten direkt erkannt und in die Felder der Software transformiert werden. Dadurch wird die Erfassung automatisiert und läuft schneller ab. ZUGFeRD richtet sich auch nicht an eine bestimmte Art von Unternehmen. Das Format ist als Standard festgelegt, der von vielen verschiedenen Firmen eingesetzt werden kann. Eine weitere Interpretation von Daten und Kommunikationsprobleme zwischen Sender und Empfänger entfallen.
Rechnungen in den ZUGFeRD-Standard konvertieren
Rechnungen, die nicht im ZUGFeRD-Standard erstellt werden, lassen sich umwandeln. Mit dem Tool Erabot, von der gleichnamigen Firma, können erstellte Rechnungen automatisch in den ZUGFeRD-Standard konvertiert werden. Der ZUGFeRD Konverter Erabot verarbeitet viele Rechnungsformate, wie zum Beispiel das RDI- oder sRDI-Format.
Mit dem ZUGFeRD Konverter werden die Anwendungen und Prozesse im Unternehmen nicht unterbrochen, sondern lediglich um den Prozess der Konvertierung ergänzt. Weitere Informationen zum ZUGFeRD Konverter Erabot (www.erabot.de) gibt es auf der Homepage des Anbieters.
Weitere Informationen zum Thema ZUGFeRD gibt es direkt beim Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).